# Taxxy Benutzerhandbuch

Willkommen bei Taxxy, deinem persönlichen Steuer-Assistenten für die österreichische Umsatzsteuer und Buchhaltung. Dieser Leitfaden führt dich durch jeden Bereich der App – vom ersten Login bis zur Abgabe deiner Umsatzsteuervoranmeldung (UVA). Er richtet sich an Menschen, die keine Buchhalter:innen sind – wenn dir ein Begriff unbekannt vorkommt, findest du in den FAQ eine verständliche Erklärung.

📸 An mehreren Stellen im Leitfaden siehst du Zeilen wie ![Screenshot: Dashboard overview](./images/dashboard.png). Das sind Platzhalter – lege die echten Screenshots mit demselben Dateinamen in docs/user_docs/images/ ab, und sie werden automatisch gerendert.

# Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Taxxy?
2. Erste Schritte
3. Dashboard-Tour
4. Rechnungen hochladen & verwalten
5. Ausgangsrechnungen
6. Sammelrechnungen
7. Lieferscheine
8. Kunden
9. Ordner
10. Lager & Bestand
11. Abschreibung & Anlagevermögen
12. Berichte
    • UVA (Umsatzsteuervoranmeldung)
    • E/A-Bericht (Einnahmen-Ausgaben)
    • Bilanz, GuV, Saldenliste, Kontensalden
    • Jahresabschluss
13. Analytics
14. Duplikate & Suche
15. Kalender & Erinnerungen
16. Firmenprofil
17. Kontoeinstellungen & Sprache
18. Abrechnung & Abonnement
19. Tipps & Best Practices
20. Hilfe erhalten

# 1. Was ist Taxxy?

Taxxy unterstützt Selbstständige und kleine Unternehmen in Österreich dabei:

• Eingangsrechnungen (PDF, Bild, E-Mail) zu erfassen und die Daten per KI-gestütztem OCR auszulesen.
• Eigene Ausgangsrechnungen, Lieferscheine und Sammelrechnungen zu erstellen.
• Dokumente in Ordnern zu organisieren, mit Kunden zu verknüpfen und alles durchsuchbar zu machen.
• Lagerbestand, Anlagevermögen und dessen Abschreibung zu verfolgen.
• Alles zu reporten, was du für die Steuer brauchst – UVA, E/A, GuV, Bilanz und einen Jahresabschluss.

Taxxy ist auf authentifizierten Kontozugriff und verschlüsselte Browser-Verbindungen ausgelegt. Du kannst deine Unterlagen exportieren oder bei Bedarf Löschung anfragen.

# 2. Erste Schritte

# 2.1 Konto anlegen

1. Öffne die Registrierungsseite und gib deine E-Mail-Adresse und ein Passwort ein.
2. Du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail – klicke auf den Link, um das Konto zu aktivieren.
3. Melde dich mit deinen Zugangsdaten an. Hast du dein Passwort vergessen, verwende Passwort vergessen auf der Login-Seite.

# 2.2 Sprache wählen

Taxxy ist in Englisch und de-AT (österreichisches Deutsch) verfügbar. Du kannst jederzeit über die Sprachauswahl in der oberen Leiste wechseln. Deine Auswahl wird in deinem Profil gespeichert, sodass sie beim nächsten Login automatisch übernommen wird.

# 2.3 Einrichtungsassistent

Beim ersten Login wirst du gebeten, das Firmenprofil auszufüllen (Name, Adresse, UID-/USt-Nummer, Standard-Steuersatz) sowie deinen UVA-Voranmeldungszeitraum (monatlich oder vierteljährlich). Beides kannst du später in den Kontoeinstellungen ändern.

# 3. Dashboard-Tour

Das Dashboard ist dein täglicher Ausgangspunkt. Es zeigt:

• Kennzahlen auf einen Blick – Umsatz, Ausgaben, Gewinn und offene Umsatzsteuer für den aktuellen Zeitraum.
• Anstehende Fristen – die nächste UVA-Frist, Erinnerungen an wiederkehrende Rechnungen usw.
• Letzte Aktivität – die zuletzt hochgeladenen Rechnungen, Ausgangsrechnungen und Zahlungen.
• Schnellaktionen – Rechnung hochladen, Ausgangsrechnung erstellen, UVA-Bericht öffnen.

Klicke auf eine beliebige Kennzahl, um direkt in den passenden Bericht zu springen.

# 4. Rechnungen hochladen & verwalten

# 4.1 Hochladen

1. Klicke in der Seitenleiste auf Upload (oder ziehe Dateien auf das Dashboard).
2. Ziehe eine oder mehrere Dateien hinein – unterstützt werden PDF, PNG, JPG und HEIC. Du kannst auch E-Mails an deine persönliche Taxxy-Postfachadresse weiterleiten, um Dateien automatisch hochzuladen.
3. Jede Datei wird für die OCR-Erkennung eingereiht. Du siehst daneben einen Fortschrittsindikator.

# 4.2 KI-OCR prüfen

Sobald die OCR fertig ist, öffne die Rechnung und prüfe, was Taxxy extrahiert hat:

• Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit
• Positionen (Beschreibung, Menge, Einheit, Netto, Steuersatz)
• Summen (Netto, USt, Brutto)
• Steuerliche Behandlung – Standard, Reverse Charge, innergemeinschaftlicher Erwerb oder Export

Bearbeite beliebige Felder direkt und klicke auf Speichern. Felder, bei denen sich die KI nicht sicher war, sind gelb hervorgehoben – so weißt du, wo du zuerst nachsehen solltest.

# 4.3 Verknüpfen

Auf der Detailseite einer Rechnung kannst du:

• die Rechnung einem Kunden zuordnen (damit sie im Kundenkonto erscheint).
• sie in einem Ordner ablegen (z. B. 2025 / Q2 / Bürobedarf).
• ein PDF mit mehreren Rechnungen per Split in einzelne Datensätze aufteilen.
• eine Rechnung per Storno aufheben – dabei entsteht ein Gegendatensatz.

# 4.4 Duplikate

Taxxy erkennt wahrscheinliche Doppelerfassungen anhand von Datei-Hash, Lieferant + Betrag + Datum sowie OCR-Inhaltsähnlichkeit. Siehe Duplikate & Suche.

# 5. Ausgangsrechnungen

Erstelle Rechnungen, die du an deine eigenen Kunden schickst:

1. Öffne Ausgangsrechnungen → Neue Rechnung.
2. Wähle einen Kunden (oder lege direkt einen neuen an).
3. Füge Positionen hinzu – Taxxy übernimmt nach Möglichkeit die Einzelpreise aus früheren Rechnungen an denselben Kunden.
4. Wähle die steuerliche Behandlung und die Zahlungsbedingungen.
5. Prüfe die PDF-Vorschau und klicke dann Finalisieren, um die Rechnungsnummer (fortlaufend und lückenlos) festzulegen.

Nach dem Finalisieren kannst du:

• die PDF herunterladen.
• sie direkt aus Taxxy per E-Mail versenden.
• sie als bezahlt markieren (manuell oder per Bankabgleich im Rechnungs-Tracking).
• sie per Storno aufheben; dabei entsteht eine Gegenrechnung, und das Original wird schreibgeschützt.

# 5.1 Rechnungs-Tracking

Die Ansicht Rechnungs-Tracking zeigt alle Ausgangsrechnungen mit ihrem Zahlungsstatus (offen, teilweise bezahlt, bezahlt, überfällig) und erlaubt dir, Zahlungen zu erfassen.

# 6. Sammelrechnungen

Eine Sammelrechnung fasst viele Lieferscheine oder kleine Ausgangsrechnungen für einen Kunden zu einer einzigen monatlichen Rechnung zusammen.

1. Öffne Sammelrechnungen → Neu.
2. Wähle den Kunden und den Zeitraum.
3. Taxxy listet alle infrage kommenden Dokumente – hake jene an, die enthalten sein sollen.
4. Finalisiere die Sammelrechnung. Die Originalbelege werden als „über Sammelrechnung Nr. … fakturiert" markiert und können nicht erneut abgerechnet werden.

# 7. Lieferscheine

Lieferscheine dokumentieren Waren, die vor der Abrechnung an einen Kunden übergeben werden. Lege einen Lieferschein aus der Ansicht Lieferscheine oder direkt aus einer Ausgangsrechnung an. Ein Lieferschein kann später in eine reguläre Rechnung oder eine Sammelrechnung überführt werden.

# 8. Kunden

Die Ansicht Kunden ist dein Adressbuch:

• Kontaktdaten, UID-Nummer, standardmäßige steuerliche Behandlung.
• Kundenkonto: alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine und Saldo.
• Standard-Rabatt, Zahlungsbedingungen und Währung.

# 9. Ordner

Ordner sind ein hierarchischer Aktenschrank für Dokumente – nutze sie so, wie es zu deinem Arbeitsalltag passt (nach Jahr, Projekt, Kunde, Ausgabenkategorie, …).

• Ordner per Drag-and-drop in der Seitenleiste anlegen, umbenennen, verschieben und verschachteln.
• Beliebige Rechnungen, Lieferscheine oder Sammelrechnungen einem oder mehreren Ordnern zuordnen.
• Aggregierte Summen pro Ordner ansehen (Netto, USt, Brutto).

# 10. Lager & Bestand

Wenn du physische Waren verkaufst, verwaltet das Modul Lager deine Artikel und Bewegungen.

# 10.1 Artikel

Lege Lagerartikel mit SKU, Name, Einheit, Einstandspreis und Verkaufspreis an.

# 10.2 Transaktionen

Jede Zubuchung (Einkauf) und Abbuchung (Verkauf) ist eine Transaktion. Taxxy berechnet:

• Bestand
• gleitender Durchschnittspreis
• Gewinn pro Verkauf

Du kannst eine Transaktion rückbuchen, um einen Fehler zu korrigieren; die Rückbuchung erhält das Original für Audit-Zwecke und passt den aktuellen Bestand an.

# 10.3 Erkennungsprüfung

Wenn du eine Eingangsrechnung hochlädst, die von Taxxy erkannte Artikel enthält (gleiche SKU oder gleicher Name), erscheinen sie in Lager → Erkennungsprüfung. Bestätige oder korrigiere die Menge, und der Bestand wird automatisch aktualisiert.

# 10.4 Lagerberichte

• Bestandswert
• Bewegungshistorie pro Artikel
• Lagerumschlag

# 11. Abschreibung & Anlagevermögen

Das Modul Anlagevermögen verwaltet langlebige Wirtschaftsgüter (Laptops, Fahrzeuge, Maschinen) und ihre Abschreibung über die Zeit.

1. Lege eine Anlage an: Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Nutzungsdauer, Abschreibungsmethode (linear, degressiv).
2. Taxxy erstellt den Abschreibungsplan und bucht den jährlichen Abschreibungsbetrag automatisch in deine E/A und Bilanz.
3. Mit Ausscheiden oder Verkaufen stoppst du die Abschreibung und buchst einen allfälligen Gewinn oder Verlust.

# 12. Berichte

Alle Berichte folgen demselben Muster: Zeitraum wählen, am Bildschirm prüfen, als XLSX oder PDF exportieren.

# 12.1 UVA (Umsatzsteuervoranmeldung)

Taxxy erzeugt eine vollständige Umsatzsteuervoranmeldung mit dem gesamten österreichischen U30-Kennzahlen-Katalog, einer Aufschlüsselung je Steuersatz, einem Reverse-Charge-Block, dem Vergleich zum Vorzeitraum, Top-N-Rechnungen und Konsistenzhinweisen.

→ Vollständige Referenz: UVA_REPORT.md

# 12.2 E/A-Bericht (Einnahmen-Ausgaben)

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auf Ist-Basis, die von den meisten österreichischen Kleinunternehmen verwendet wird. Gruppiert nach Kategorie, mit Drill-down auf einzelne Rechnungen sowie XLSX-/PDF-Export.

# 12.3 Bilanz, GuV, Saldenliste, Kontensalden

Für Nutzer:innen mit doppelter Buchhaltung:

• Bilanz – Vermögen, Verbindlichkeiten und Eigenkapital zu einem Stichtag.
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) – Erträge und Aufwendungen über einen Zeitraum.
• Saldenliste (Summen- und Saldenliste) – Soll- und Haben-Summen je Konto.
• Kontensalden – Anfangs-/Schlusssaldo je Konto.

# 12.4 Jahresabschluss

Der Jahresabschluss vereint E/A (bzw. GuV), Umsatzsteuer, Abschreibungen und Bestandsveränderungen zu einem einzigen exportierbaren Paket – ein guter Ausgangspunkt für die Übergabe an deine:n Steuerberater:in zum Jahresende.

# 13. Analytics

Die Ansicht Analytics bietet interaktive Diagramme:

• Umsatz und Ausgaben im Zeitverlauf
• Top-Kunden / Top-Lieferanten
• Ausgabenkategorien
• Vereinnahmte vs. gezahlte Umsatzsteuer

# 14. Duplikate & Suche

# 14.1 Duplikate

Öffne Duplikate, um mutmaßliche Doppelerfassungen zu prüfen. Zu jeder Gruppe zeigt Taxxy, warum die Rechnungen als Duplikate gelten – zusammenführen, beide behalten oder löschen.

# 14.2 Suche

Die globale Suche unterstützt:

• Volltext (Rechnungsinhalt, Lieferant, Notiz)
• Filter nach Datum, Kunde, Ordner, Steuersatz, Betragsbereich
• Gespeicherte Suchen – häufige Abfragen in die Seitenleiste pinnen

# 15. Kalender & Erinnerungen

Der Kalender zeigt dir:

• UVA-Fristen (abhängig von deinem Voranmeldungszeitraum)
• Fälligkeitsdaten von Ausgangsrechnungen und Zahlungserinnerungen
• Von dir selbst definierte wiederkehrende Aufgaben

# 16. Firmenprofil

Unter Einstellungen → Firmenprofil pflegst du die Daten, die auf deinen Ausgangsrechnungen erscheinen: Firmenwortlaut, Adresse, UID-/USt-Nummer, Bankverbindung, Logo und den standardmäßigen Fußzeilentext.

# 17. Kontoeinstellungen & Sprache

Unter Einstellungen → Konto:

• E-Mail oder Passwort ändern
• Sprache wechseln (EN / de-AT) – synchronisiert die Oberfläche samt PrimeVue-Komponentenlabels
• UVA-Voranmeldungszeitraum ändern (monatlich / vierteljährlich)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren (falls in deinem Tarif enthalten)
• vollständigen Datenexport (ZIP) herunterladen
• Konto unwiderruflich löschen

# 18. Abrechnung & Abonnement

Für Zahlungen setzt Taxxy auf Stripe Checkout.

# 18.1 Tarif wählen

Öffne Preise, um die Tarife zu vergleichen. Klicke auf Abonnieren – du wirst zu Stripe Checkout weitergeleitet, bezahlst dort und landest anschließend wieder in Taxxy.

# 18.2 Verwalten

Unter Einstellungen → Abrechnung kannst du:

• deinen aktuellen Tarif, das nächste Verlängerungsdatum und die Rechnungshistorie einsehen
• Stripe-Belege herunterladen
• upgraden / downgraden (die anteilige Verrechnung erfolgt automatisch)
• deine Zahlungsmethode aktualisieren
• kündigen – der Zugang bleibt bis zum Ende des bezahlten Zeitraums bestehen

# 18.3 Gekündigtes Abonnement

Läuft dein Abonnement aus, bleibt Taxxy 30 Tage lang lesbar, damit du deine Daten exportieren kannst. Der Schreibzugriff auf die meisten Module ist deaktiviert, bis du wieder abonnierst.

# 19. Tipps & Best Practices

• Lade laufend hoch. Leite Lieferanten-E-Mails direkt an Taxxy weiter, damit nichts verloren geht.
• Nutze Ordner, um deine Sichtweise auf dein Unternehmen abzubilden – die Berichte in Taxxy hängen nicht von der Ordnerstruktur ab, du kannst also jederzeit umstrukturieren.
• Prüfe die UVA frühzeitig jeden Monat. Konsistenzhinweise decken häufig einen falschen Steuersatz oder eine fehlende Rechnung vor der Abgabefrist auf.
• Benenne deine Lagerartikel einheitlich zu den Bezeichnungen deiner Lieferanten, damit die KI sie in zukünftigen Rechnungen automatisch erkennt.
• Exportiere regelmäßig. Deine Daten gehören dir – ein monatlicher XLSX-Export ist eine günstige Absicherung.

# 20. Hilfe erhalten

• Wirf einen Blick in die FAQ.
• Die In-App-Hilfeblase (unten rechts) verweist auf kontextbezogene Artikel.
• Kontaktiere den Support über die E-Mail-Adresse auf deiner Abrechnungsseite.

Viel Erfolg beim Abgeben! 🇦🇹